Бизнес-процесс взаимодействия отделов УВК по документам УУ СО
- Яна Львовна Суфинина (Unlicensed)
Схема и описание бизнес-процесса УУ СО в порядке ввода документов по подсистемам.
Бюджет доходов и расходов (БДР)
Инвестпрограмма (Инвестиции)
Бюджет движения денежных средств (БДДС)
Закупки
Склад
Схема бизнес-процесса по документам
Описание бизнес-процесса по ответственным отделам
Бюджет доходов и расходов (БДР)
Документ | Ответственный отдел |
|---|---|
Документ Лимиты по БДР - В документ вносятся утвержденные лимиты расходов на планируемый год. При проведении лимиты сохраняются в регистре сведений “Лимиты ЦВЗ“ и отображаются информативно в документах и списках документов “План статьи БДР”. | Создается один раз в год Плановым отделом. |
Документ План статьи БДР - предназначен для введения первичных данных и формирования плана БДР и плана закупок на планируемый год. В документе на вкладках “ТМЦ”, “Работы услуги” вводятся данные плана расходов БДР (подробно или укрупненно по номенклатуре), подлежащие к закупкам. На вкладках “Статьи” (укрупненный документ) и “Списание” вводятся данные плана расходов БДР не требующие закупок. |
|
Документ База распределения расходов ЦВЗ - предназначен для определения долей распределения расходов БДР.
| Создается один раз в год Плановым отделом по каждому ЦВЗ, ЦФО, Виду расходов и Базе распределения расходов ЦВЗ. |
Документ Распределение расходов ЦВЗ - предназначен для расчета и распределения запланированных расходов БДР документами План статьи БДР по видам деятельности согласно установленным базам распределения в документах База распределения расходов ЦВЗ. | Документ создается один раз в год Плановым отделом по каждому ЦВЗ, Организации. |
Документ Корректировка бюджета - предназначен для редактирования данных по видам расходов и доходов в разрезе статей после утверждения бюджетов. | Документ вводится по необходимости Плановым отделом. |
Документ “Загрузка данных“ (Факт БДР) - загружается в УУ СО автоматически из 1С:Бухгалтерия предприятия. | Контролируется Плановым отделом. |
Инвестпрограмма (Инвестиции)
Документ | Ответственный отдел |
|---|---|
Документ “Лимиты по ИП” - аналогично документу Лимиты по БДР. В документ вносятся утвержденные лимиты инвестиционной программы на планируемый год. При проведении лимиты сохраняются в регистре сведений “Лимиты ЦВЗ ИП“ и отображаются информативно в документах и списках документов “План статьи ИП”. | Создается один раз в год Плановым отделом. |
Документ План статьи ИП - предназначен для планирования расходов по статье ИП с детализацией по номенклатуре. |
|
Документ План ИП - предназначен для свода и согласования данных по инвестиционной программе. | Создается один раз в год Плановым отделом. |
Бюджет движения денежных средств (БДДС)
Документ | Ответственный отдел |
|---|---|
Документ План БДДС годовой - предназначен для планирования финансового плана (БДДС) на предстоящий год. | Документ создается раз в год Финансовым отделом по каждому ЦВЗ(подразделения) и ЦФО(отдела). |
Документ “Загрузка данных“ (Факт ДДС) - загружается в УУ СО автоматически из 1С:Бухгалтерия предприятия. | Контролируется ежедневно Финансовым отделом. |
Документ “Заявка на оплату“ - предназначен для регистрации потребности в оплате и формирования платежного календаря. | Создается Финансовым отделом несколько раз в день на основании основания платежа
|
Документ План ДДС (по месяцам) - предназначен для планирования ДДС на месяц. Документ можно формировать неограниченное количество раз на один и тот же период. Каждый последующей документ будет дополнять предыдущий. | Создается один или несколько раз в день Финансовым отделом. |
Документ Реестр платежей - реестр платежей необходим для:
| Создается один или несколько раз в день Финансовым отделом. |
Закупки
Учет закупочной деятельности осуществляется специалистом ответственным за закупку услуг от ЦФО или ТМЦ от ОМТС с помощью документов:
Документ | Ответственный отдел |
|---|---|
Документ Потребности закупки - предназначен для ввода хранения информации по потребности отделов (ЦФО) для последующего проведения закупочной процедуры. | Создается ответственным за закупку услуг от ЦФО или ТМЦ от ОМТС на основании служебной записки ЦФО и Описания объекта закупки. |
Документ Обоснование НМЦД - “Обоснование начальной (максимальной) цены договора” предназначен для расчета начальной цены договора для проведения закупочной процедуры. | Создается ответственным за закупку услуг от ЦФО или ТМЦ от ОМТС на основании Потребности закупки и коммерческих предложений поставщиков. К документу прикрепляются сканы:
|
Документ Корректировка плана закупки - предназначен для изменения (дополнения) Плана закупок в системе управленческого учета. Осуществляется специалистом ответственным за закупки. Документ используется как для корректировки и уточнения позиций закупа непосредственно перед проведением тендерной процедурой, так и заблаговременно для планирования и корректировки резервов плана закупки. |
|
Документ Корректировка плана ИП - предназначен для изменения (дополнения) Плана закупок по инвестиционным проектам в системе управленческого учета. | |
Документ Заявка на тендер - предназначен для формирования заявки на проведение тендера и заключения договора с поставщиком по планируемым к закупу позициям номенклатуры. Устанавливается статус “В работе”.
|
|
Регистрация заключенного договора - после заключения договора с победителем тендерной процедуры в документе “Заявка на тендер” изменяется вручную статус на “Договор заключен“, а также в шапке документа заполняются реквизиты “Контрагент” (победитель по торгам) и “Договор” (заключенный с победителем). В случае если торги не состоялись устанавливается статус “Торги не состоялись”. |
|
Документ Спецификация - создается к существующему договору после регистрации заключенного договора. Предназначен для фиксации цен номенклатуры и окончательной суммы по заключенному договору (цены договора). Устанавливается статус “Принято”. | Создается Отделом закупок. |
Документ Заявка на закупку - предназначен для формирования заявки поставщику на получение (выборку) ТМЦ, работ (услуг) по ранее проведенному тендеру и заключенному договору. |
|
Склад
Документ | Ответственный отдел |
|---|---|
Документ Приобретение товаров услуг - предназначен для отражения поступления товаров, работ (услуг) в организацию. А так же для контроля получения товаров, работ (услуг) в количестве и по ценам заключенным по договору. | Создается Ответственным по складу на основании документов Заявка на закупку со статусом “Утверждено” |
Документ Перемещение товаров - предназначен для перемещения товаров между Складами, ЦВЗ, Материально ответственными лицами складов (МОЛ) | Создается ОМТС. Проводится Ответственным по складу. |
Документ “Списание товаров” - загружается в УУ СО автоматически из 1С:Бухгалтерия предприятия. | Загружается в УУ СО автоматически. |
Документ “Оприходование товаров” - предназначен для оприходования излишков. | Создается Ответственным по складу. |
Инструкция по взаимодействию отделов ГУП УВК
Документ План статьи БДР
Создается один раз в год ответственным лицом от ЦФО за Статью БДР по каждому ЦВЗ, ЦФО, Статье БДР.
заполняется шапка документа и табличная часть документа: ТМЦ, Работы услуги, Списания, Статьи (в зависимости от статьи БДР)
устанавливается галочка Акцептовано ЦФО на основной вкладке. Документ записывается.
Акцептуется назначенным Контролером по Статье БДР - Плановым отделом.
устанавливаются галочки Акцептовано ЭС на основной вкладке. Документ проводится.
Документ План статьи ИП - предназначен для планирования расходов по статье ИП с детализацией по номенклатуре.
Создается один раз в год ответственным лицом от ЦФО за Статью ИП по каждому ЦВЗ, ЦФО, Статье ИП
заполняется шапка документа и табличная часть документа: ТМЦ, Работы услуги, (в зависимости от статьи ИП)
устанавливается галочка Акцептовано ЦФО на основной вкладке. Документ записывается.
Акцептуется назначенным Контролером по Статье ИП - Плановым отделом.
устанавливаются галочки Акцептовано ЭС на основной вкладке. Документ проводится.
Документ Потребности закупки
Создается ответственным за закупку услуг
Работ, услуг - ответственным от ЦФО
ТМЦ - ответственным от ОМТС
на основании служебной записки ЦФО и Описания объекта закупки.
заполняется шапка и табличная часть документа
4. Документ “Обоснование начальной (максимальной) цены договора”
Создается ответственным за закупку услуг
Работ, услуг - ответственным от ЦФО
ТМЦ - ответственным от ОМТС
на основании документа УУСО Потребности закупки и коммерческих предложений поставщиков.
заполняется шапка документа
на вкладке “Потребности отделов” выбираются документы с введенными данными потребностей от ЦФО, проверяются/до заполняются реквизиты: Тип статьи, Статья (БДР/ИП)
на вкладке “Объект закупки“ заполняются данные о полученных коммерческих предложениях
в результате формируется печатная форма для размещения на площадку для проведения тендера
К документу прикрепляются сканы:
служебные записки ЦФО
коммерческие предложения поставщиков
5. Документ Корректировка плана закупки создается непосредственно перед проведением тендерной процедуры, так и заблаговременно для планирования и корректировки резервов плана закупки.
Создается ответственным за закупку услуг
Работ, услуг - ответственным от ЦФО
ТМЦ - ответственным от ОМТС
перед проведением тендерной процедуры на основании документа “Обоснование начальной (максимальной) цены договора”
заполняется автоматически и записывается
передается ответственному в ЦФО
до заполняется в ЦФО: из “Подбора по закупки” выбираются позиции за счет которых необходимо произвести закупку.
редактируется табличная часть в части выбора резервов плана закупки за счет которых выполнить закупку
в случае если резервы плана закупки берутся из другой Статьи БДР или ЦФО, то создается второй отдельный документ “Корректировка плана закупок“ на сумму отклонений от плана закупок первого документа.
Акцептуется:
ответственным от ЦФО в случае отклонения = 0.
Плановым отделом в случае “Отклонение от плана” не равно 0. Т.е. В случае переноса резерва с другой Статьи БДР или ЦФО или увеличения/уменьшения плана закупки.
6. Документ Корректировка плана ИП создается непосредственно перед проведением тендерной процедуры, так и заблаговременно для планирования и корректировки резервов плана закупки по ИП. Все действия аналогично документу Корректировка плана закупки описаны выше.
Создается ответственным за закупку:
Работ, услуг - ответственным от ЦФО
ТМЦ - ответственным от ОМТС
перед проведением тендерной процедуры на основании документа “Обоснование начальной (максимальной) цены договора”
передается в ЦФО для до заполнения: из “Подбора по закупки” выбираются позиции за счет которых необходимо произвести закупку.
Акцептуется:
ЦФО в случае отклонения = 0.
Плановым отделом в случае “Отклонение от плана” не равно 0.
7. Документ Заявка на тендер - создается заявка для проведения тендера и заключения договора с поставщиком по запланированным к закупе позициям номенклатуры.
Создается ответственным за закупку:
Работ, услуг - ответственным от ЦФО
ТМЦ - ответственным от ОМТС
на основании “Обоснование начальной (максимальной) цены договора”
документ заполняется автоматически. Устанавливается статус “В работе”.
Проверяется данные на соответствие планируемого договора: Количество, Цена, Сумма,
Данные для плана должны соответствовать максимальной сумме выборки в платинируемом году
Данные для тендера должны соответствовать Начальной максимальной цене договора
Финансовым отделом заполняется реквизит: Лимит фин. плана.
Акцептуется ЦФО участвующие в закупке. На вкладке “Согласование служб” устанавливается галочка в колонке “Акцептовано” каждой службой участвующей в закупках
Регистрация заключенного договора - после заключения договора с победителем тендерной процедуры:
Регистрируется Отделом закупок:
в документе “Заявка на тендер”:
изменяется вручную статус заявки на “Договор заключен“, а также в шапке документа заполняются реквизиты:
“Контрагент” (победитель по торгам)
“Договор” (заключенный с победителем).
В случае если торги не состоялись устанавливается статус “Не состоялись”.
При необходимости загружаются справочники Контрагент, Договор из 1С:Бухгалтерия предприятия.
До заполняются условия расчета и поставки по договору в карточке Договора. Уточняется Куратор по договору.
В случае досрочного прекращения частично исполненного договора повторяются шаги с п. 3 для заключения другого договора.
8. Документ СпецификацияCпецификация- создается на основании документа Заявка на тендер
Создается Отделом закупок на основании Спецификации к заключенному договору после регистрации заключенного договора.
Создается на основании документа Заявка на тендер документ заполняется автоматически.
Вводятся в колонку Цены окончательные цены номенклатуры и сверяется итоговая сумма по заключенному договору.
Устанавливается статус “Принято”.
9. Документ Заявка на закупку - формируется заявка поставщику на получение (выборку) ТМЦ, работ (услуг) по ранее проведенному тендеру и заключенному договору.
Создается ответственным за закупку:
Работ, услуг - ответственным от ЦФО
ТМЦ - ответственным от ОМТС
на основании документа Заявка на тендер
документ заполняется автоматически не выбранными ранее остатками по договору. Устанавливается статус “В работе“.
редактируется табличная часть документа - выбирается необходимые ТМЦ, работы услуги желаемые к поставке от поставщика
устанавливается планируемая дата поставки в шапке документа, при это дата проставляется во все строки таблицы
в случае поставки отдельных позиций в разные даты устанавливается для каждой позиции в строках табличной части
Финансовым отделом согласовывается и устанавливается статус “На утверждении“, “Утверждено”.
10. Документ Приобретение товаров услуг - отражается поступление товаров, работ (услуг) на склад организации.
Создается Ответственным по складу
При создании на основании документа Заявка на закупку со статусом “Утверждено” контролируется получение товаров, работ (услуг) в количестве и по ценам заключенным по договору.
Устанавливается статус “Принято”, “Принято с расхождениями”.
11. Документ “Заявка на оплату“ - регистрируется заявка на оплату для включения в план платежей обязательств по оплате по договорам.
Создается Финансовым отделом несколько раз в день на основании основания платежа
документов Спецификация со статусом “Принят”
документов Заявка на закупку со статусом “Утверждено”
документов Приобретение товаров услуг со статусом “Принят”
документов Поступление доп. расходов
Включение в план платежей
Формирования платежного календаря.