Приобретение товаров и услуг на основании заявок на закупку

Документ "Приобретение товаров и услуг" (далее – Документ) доступен в разделе "Склад" - "Приобретение товаров и услуг".

Создать документ можно на основании документа “Заявка на закупку”

Откроем список документов основания “Заявка на закупку” (документ выборки)

Меню раздела "Склад" → "Заявка на закупку"

Откроется журнал документов:

Выберем нужный документ (статус документа “Заявка на закупку” должен быть “Утверждено”) и нажмем на кнопку “Создать на основании”, в открывшемся списке выберем “Приобретение товаров и услуг”.

Откроется “Мастер заполнения”:

В мастере заполнения 2 закладки.

Выбор заявки
Накладная

Закладка “Выбор заявки”

На первой закладке “Выбор заявки” указываются входные данные.

Реквизиты «Склад» и “Счет учета”- необходимо выбрать элемент из справочника «Склады (места хранения)», на который поступают ТМЦ и счет учета.
Документ основания - заполняется автоматически при создании документа «Приобретение товаров и услуг» на основании «Заявки на закупку», при необходимости по кнопке “Добавить” или “Подбор” можно выбрать несколько заявок.

Для перехода на следующую закладку необходимо нажать на кнопку “Далее” в нижней правой части “Мастера заполнения”.

Закладка “Накладная”

Во второй закладке “Накладная” формируется список поступающих ТМЦ, работ (услуг) согласно накладной поставщика.

Табличная часть закладки автоматически заполнена на основании документа “Заявки на закупку”.
Необходимо дозаполнить “Номенклатурную группу”

Редактирование списка ТМЦ, работ (услуг)

Возможны ситуации когда нужно удалить или добавить определенные строки.

Выделяете строки, необходимые для удаления и нажимаете правую кнопку мыши. Нажимаете на «Удалить» и подтверждаете удаление.

Добавить новые строки можно по кнопкам «Добавить» и «Подбор».

При нажатии на кнопку “Добавить” открывается форма в которой отображаются все номенклатурные позиции по Заявке на закупку, указанной на закладке “Выбор заявки“.

Для добавления нужно выделить одну строку и нажать на кнопку “Выбрать”. Выбранная позиция перенесется в табличную часть Мастера заполнения.

При нажатии на кнопку «Подбор» открывается форма в которой отображаются все номенклатурные позиции по Заявке на закупку, указанной на закладке “Выбор заявки“.

Для выбора дважды щелкнув по строке можно перенести ее в нижнюю таблицу «Выбранные товары», а там уже расставить строки в нужном порядке. Нажав на кнопку «Перенести в документ» строки перенесутся в табличную часть Мастера заполнения.

Сопоставление номенклатуры организации с номенклатурой склада

Если наименование номенклатуры от поставщика приходит впервые, то оно по умолчанию заполняется значением из справочника “Номенклатура организации”, выделяется зеленым цветом.

Если в накладной поставщика Наименование отличается, то нужно изменить значение реквизита «Номенклатура (накл.)» в соответствии с наименованием в документе поставщика (накладной).

И так же можно скорректировать значения реквизитов:

«Ед. изм. (накл.)» - выбрать из списка. Данный столбец показывает в какой единице измерения поступил товар к нам.

«Кол-во (накл.)» - количество ТМЦ фактически пришедшее по накладной.

«Цена без НДС» - цена, по которой пришел товар из накладной.

«Счет учета» - счет, на котором учитывается пришедший товар/услуга.

Если такая номенклатура уже приходила от этого поставщика, то значение реквизитов «Наименование (накл.)», «Ед. изм.(накл.)» заполнятся автоматически из справочника «Номенклатура склада» и зеленым цветом выделяться не будет.

Групповое изменение значений реквизитов

Если необходимо изменить значения по определенным позициям реквизитов («Ед.изм. (накл.)», «Счет учета», «Ставка НДС»), то можно воспользоваться функцией группового изменения значения реквизитов. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Находясь на поле реквизита и удерживая клавишу «Shift» на клавиатуре выделите позиции, в которых нужно изменить значение реквизита
Находясь на поле выделенного реквизита вызовите контекстное меню (по нажатию правой клавиши мыши)
Выберите пункт «Заполнить колонку значением»
В появившемся окне выберите нужное значение.

Если единицы измерения отличаются (см. ниже - разверните)

Возможна ситуация, когда единицы измерения номенклатуры по накладной отличаются от единиц измерения номенклатуры хранения. В этом случае необходимо указать коэффициент соответствия и скорректировать объёмы. При чем для пересчета единиц измерения нужно не всегда умножать на коэффициент, но и делить. Рассмотрим два возможных случая.

Случай 1. Допустим, третья позиция (Смазка Солидол) пришла в штуках, но у нас она учитывается и хранится в килограммах. Соответственно, таблица заполняется следующим образом:

в столбце «Ед. изм. (хранения)» указывается - «кг»,
в столбце «Ед. изм. (накл.)» указывается - «Штука»,
в столбце «Кол-во (накл.)» указывается фактически пришедшее количество товара – 250000,
в столбце «Цена без НДС» указывается цена с накладной,
в столбце «Коэфф.» указывается коэффициент пересчета из штуки в кг – 50,
столбец «Кол-во (хранения)» рассчитывается автоматически после выполнения предыдущих шагов.

Можно проставить коэффициент без формулы. А так же можно проставить коэффициент через форму калькулятора: либо выделив строку и нажав кнопку «Калькулятор ед.изм.», либо дважды щелкнув на левую пустую ячейку в столбце «Коэфф.». В открывшемся окне необходимо ввести значение коэффициента, нажать кнопку «Рассчитать» и кнопку «Добавить» или только формулу или и формулу и коэффициент:

Ввод коэффициента необходимо произвести один раз для каждой номенклатуры. При следующем приобретении, в котором будет находиться данная номенклатура, уже не нужно будет вводить коэффициент, достаточно будет ввести единицы измерения хранения и накладной номенклатуры, а коэффициент подтянется автоматически. В случае если коэффициент необходимо поменять - нужно поэтапно выполнить все действия из данного пункта.

Случай 2. Допустим, третья позиция (Смазка Солидол) пришла в тоннах, но у нас она учитывается и хранится в кубических метрах. Соответственно, таблица заполняется следующим образом:

в столбце «Ед.изм. (хранения)» указывается - «Кубический метр»,
в столбце «Ед.изм. (накл.)» указывается - «Тонна; метрическая тонна»,
в столбце «Кол-во (накл.)» указывается фактически пришедшее количество товара – 90,
в столбце «Цена без НДС» указывается цена с накладной,

в столбце «Коэфф.» необходимо внести данные и выбрать нужную формулу:
- выделив строку нужно нажать на кнопку «Калькулятор ед.изм.», либо дважды щелкнуть на левую пустую ячейку в столбце «Коэфф.» (в случае если для перевода из одной единицы измерения в другую необходимо учитывать третью единицу измерения нужно использовать «Калькулятор ед.изм.»). Откроется форма “Калькулятор пересчета единиц измерения”.

в данной форме у строки «Коэффициент» нужно нажать на слово «Тонна; метрическая тонна». Откроется окно, в котором необходимо выбрать единицу измерения, с помощью которой необходимо пересчитать из одной единицы измерения в другую:

Единица измерения коэффициента изменится на выбранную, появится галочка у реквизита «Добавить множитель» и отобразится еще два реквизита «Множитель» и «Расчетный коэффициент».

Ставим следующие значения: «Коэффициент» = 1600, «множитель» = 0,001. Выбираем формулу деления, нажимаем на кнопку “Рассчитать” и видим, что по результатам расчета 90 тонн ПГС - это 56,250 кубических метра. Затем следует нажать на кнопку «Добавить» и выбрать - “Добавить формулу” или “Добавить формулу и коэффициент”.

В результате предыдущих действий значения перенесутся в таблицу, и столбец «Кол-во (хранения)» автоматически рассчитается .

Для перехода в основной документ необходимо нажать на кнопку “Далее” в нижней правой части “Мастера заполнения”.

Закладка «Основное»

Реквизиты данной закладки заполнились автоматически на основании заявки на закупку и мастера заполнения. Дополнительно необходимо указать “Статус” и дату.

Статус документа

Перед проведением документа необходимо установить его статус. Для этого нужно вернуться на закладку “Основное” и выбрать нужный статус. Документ проводится только со статусами “Принят” или “Принят с расхождениями”.

Если заявка закрыта полностью без изменений в номенклатуре и количестве – значение реквизита «Статус» устанавливаете в «Принят». Если в накладной указано несоответствующее заявке наименование номенклатуры или по факту поставлено не то количество, что указано в накладной – значение реквизита «Статус» устанавливаете «Принят с расхождениями».

Закладка “Товары”

Данная закладка заполнилась автоматически из Мастера заполнения. Нажав на кнопки “По накладной” можно проверить введенные данные с накладной.

Закладка “Дополнительно”

На данной закладке вводятся номер и дата входящего документа, остальные реквизиты заполняются автоматически.

Реквизиты:

Реквизит «Ответственный» – устанавливается автоматически данными вошедшего в систему.

Реквизит «Номер заявки» – устанавливается автоматически по документу-основанию.

Реквизит «Номер входящего документа» – вводите номер накладной поставщика

Реквизит «от» – вводите дату накладной поставщика

Реквизит «Груз принял» – выбираете сотрудника, принявшего ТМЦ на склад

Реквизит «Принял (должность)» – устанавливается автоматически после выбора сотрудника принявшего ТМЦ

Реквизит «Грузоотправитель» - устанавливается по основанию с вкладки «Основное»

Реквизит «Грузополучатель» - устанавливается автоматически с вкладки «Основное»

Если данные присутствуют в первичных документах от поставщика, то обязательно заполняются следующие реквизиты:

«Номер входящего счёта-фактуры»,

«Дата входящего счёта-фактуры».

После этого следует нажать на кнопку “Провести” или “Провести и закрыть”.

УУ СО