Авансовый отчет: оплата услуг, приобретение ТМЦ

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют документ «Авансовый отчет» с приложением документов, подтверждающих расходы.

Обратиться к документу «Авансовый отчет» можно через раздел Банк и касса / Авансовые отчеты

Документ «Авансовый отчет» состоит из нескольких закладок.

На закладке «Авансы» указывается документ по которому были выданы деньги подотчетному лицу (РКО или «Списание с расчетного счета»).

На закладке «Товары» указываем ТМЦ, которые приобрел подотчетное лицо и необходимо оприходовать на склад.

На закладке «Возвратная тара» указывается возвратная тара.

Закладка «Оплата» заполняется в том случае, если подотчетное лицо расплатилось в контрагентом. На этой закладке указываются все параметры для проведения взаиморасчетов с внешними контрагентами.

При покупке услуг подотчетным лицом следует заполнить закладку «Прочее» и тем самым отнести стоимость услуг на затраты предприятия. Также можно на этой закладке оформить приобретение товаров, которые сразу относятся на затраты предприятия.

Если стоимость купленных подотчетным лицом ТМЦ требуется отразить на балансе предприятия, то заполняется закладка «Товары».

Рисунок 1.

Выдачу денежных средств подотчетному лицу оформите документом «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета».

Предоставление авансового отчета работником.

Документ "Авансовый отчет":

В поле От укажите дату утверждения авансового отчета.

Выберите подотчетное лицо в одноименном поле.

На закладке Авансы по кнопке Добавить заполните табличную часть: в новой строке по кнопке "Выбрать" откройте форму Выбор типа данных и выберите тип документа – Выдача наличных, затем в открывшемся списке выберите документ выдачи наличных, которым отражена выдача подотчетной суммы.

Закладка Товары заполняется, если подотчетное лицо приобретает материальные ценности. Подотчетное лицо приобрело товары, которые необходимо учесть на балансе организации.

Закладка Оплата заполняется, если подотчетное лицо уплачивает аванс поставщику.

На закладке Прочее по кнопке Добавить заполните табличную часть: выберите приобретенные услуги (при необходимости создайте новые элементы номенклатуры), укажите реквизиты первичных документов, цену услуги, поставщика. Если поставщик выставил счет-фактуру на организацию, то в колонке СФ установите флажок и укажите номер и дату в поле Реквизиты счета-фактуры, при проведении документа автоматически будет создан новый документ Счет-фактура полученный.

Кнопка Провести.

Рисунок 2.

Возврат неиспользованных средств в кассу организации.

Неиспользованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу организации

В документе "Авансовый отчет" под табличной частью в строке серого цвета отображаются итоговые данные, в т.ч. сумма остатка (перерасхода) по авансовому отчету. Для определения итогов по расчетам с подотчетным лицом также используйте стандартные отчеты – анализ счета (по счету 71), оборотно-сальдовая ведомость по счету (по счету 71) и др.

В примере остаток неиспользованных подотчетных сумм, который возвращается в кассу организации, равен 3 472 руб.: 3 472 руб. = 5 000,00 руб. (выданная под отчет сумма) – 1 528,00 руб. (сумма по авансовому отчету).

Документ "Поступление наличных" создайте на основании документа «Авансовый отчет».

Все основные поля будут заполнены автоматически.

Рисунок 3.