Заполнение справочников: Контрагенты, Договоры
- Александр Анисков
Справочник «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» располагается в разделе «Справочники». В справочнике располагаются все контрагенты, с которыми взаимодействует организация. Для того, чтобы по первым буквам названия организации был найден контрагент, надо соблюдать следующее правило. В карточке контрагента в реквизите «Наименование» никогда не надо записывать аббревиатуру (ООО, АО и т.п.), ее лучше вынести в конец, после написания наименования организации (Рисунок 1).
Навигация
Рисунок 1.
В программе есть возможность заполнить в базе все данные поставщика (покупателя, прочих) по его ИНН или наименованию с помощью сервиса «1С: Контрагент». Сервис работает по данным ЕГРЮЛ (ЕГРИП). В форму элемента контрагента вводится только ИНН, остальные реквизиты (КПП, адрес, телефон и прочие) будут заполнены автоматически (рисунок 1).
Перед занесением в базу контрагента обязательно проверьте на предмет наличия такого же контрагента в базе. Если создаете новый элемент справочника при помощи автозаполнения, программа подскажет о наличии дубля.
Рисунок 2.
Форма элемента контрагента состоит из ссылок верхней части (рисунок 3).
Рисунок 3.
В нижней части формы можно заполнить банковские счета, адреса, телефоны и другую дополнительную информацию о контрагенте разворачивая сворачиваемые группы.
По кнопке «Досье» можно получить сведения о руководителе, уставном капитале, последовательности сдачи отчетности, оценить риск банкротства и кредитоспособность.
Рисунок 4.
При создании нового контрагента программа обращается к сервису ФНС и проверяет корректность реквизитов. Результат проверки отражается в карточке контрагента, где: 1-зеленый, Контрагент есть в базе ФНС, 2-серый, Прекращена деятельность или изменен КПП, 3-красный, КПП не соответствует данным базы ФНС, контрагент отсутствует в базе ФНС.
Указанные возможности позволяют упростить работу. Но есть и ограничения по вводу. Не заполняются при таком сервисе реквизиты обособленного подразделения, а для ИП заполняется только его ФИО. Не заполняются реквизиты адвокатов и нотариусов.
Если у контрагента изменился КПП, то в программе у реквизита КПП есть гиперссылка «История», где можно отражать изменения КПП. При изменении сведений о регистрации контрагента нужно указать дату изменения КПП. Таким образом, в документах до указанной даты будет «старый» КПП, в документах после – «новый» КПП.
Рисунок 5.
Аналогичным образом (при помощи кнопки «История») работает механизм внесения новых данных о Генеральном директоре, Главном бухгалтере в справочнике «Организации».
Справочник «Договоры»
Справочник «Договоры» располагается в разделе «Справочники». При помощи кнопки «Создать» можно заполнить данные нового договора. Для каждого договора задается реквизит «Вид договора» (рисунок 6).
Рисунок 6.
От выбранного вида договора зависит реквизитный состав элемента справочника. Например, договор с покупателем может иметь особенности, связанные с характером деятельности организации по этому договору, влияющие на порядок регистрации счетов-фактуры на авансы. В этом случае, для каждого договора можно указать индивидуальный порядок формирования счетов-фактур на авансы. Для этого в договоре с покупателем есть реквизит «Порядок регистрации счетов-фактур» и выбрать порядок регистрации счетов-фактур на авансы по договору.
Рисунок 7.
Так же «Вид договора» влияет на использование договора в различных документах программы. Виды договора связаны с видами операций в документах.
Для демонстрации встроенных возможностей отбора возьмем документ «Платежное поручение» с выбранной операцией «Оплата поставщику». Следуя по цепочке указателей, можно убедиться, что для отбора в поле «Договор» алгоритм документа устанавливает в данном случае отбор договоров с видом «С поставщиком», причем изменить этот отбор пользователю невозможно.
Соответственно, если пользователь выбирает операцию «Возврат денежных средств покупателю», то в этом случае система организует соответствующий отбор по виду договора «С покупателем».
В двух описанных случаях система отбирает не только договоры по виду «С поставщиком» и «С покупателем», но и оба вида посреднических договоров – «С комиссионером» и «С комитентом».
Если договор не касается операций купли-продажи, то в элементе справочника Договоры контрагента можно выбирать вид договора «Прочее». В этом случае и операцию документа Платежное поручение необходимо выбрать соответствующую – «Прочие расчеты с контрагентами». Тогда система отберет для выбора снова только нужные договоры - с видом «Прочее».
Поле «Наименование» обязательно для заполнения и далее по наименованию будут проводиться различные отборы и использоваться по наименованию как аналитика к счетам учета.
Из справочника «Договоры» по ссылке «Документы» можно получить список документов, сформированных в информационной базе по данному контрагенту. Из полученного списка документов можно просмотреть проводки, структуру подчиненности, создать новые документы.