К товарно-материальным ценностям (ТМЦ) относятся следующие объекты:

• Материалы
• Товары
• Полуфабрикаты
• Готовая продукция
• Оборудование (счета 07 и 08.04)* 

*Здесь рассматриваем только внутренние перемещения, инвентаризацию, реализацию. Прочие операции с оборудованием описаны в РазделеОсновные средства 

Справочник "Номенклатура"

В справочнике хранится список ТМЦ. В карточку номенклатуры записываются сведения об объекте:

Обязательно должны быть заполнены Код, Наименование и Единица измерения.

Полное наименование используется в печатных формах: накладных, счетах-фактурах и т.п. Оно может совпадать с «обычным» наименованием или быть подробнее.

Кроме собственно ТМЦ, в справочнике также хранятся услуги. Для них нужно ставить соотв. отметку (флажок).

Ставка НДС, Номенклатурная группа и Статья затрат используются по умолчанию при вводе различных документов.

Использование сведений о драгметаллах и группе учета ОС описано в РазделеОсновные средства  

Структура справочника может задаваться произвольно. Обычно ТМЦ группируются по видам, принцип группировки пользователи определяют самостоятельно:

   

Счета учета номенклатуры

Для ТМЦ можно задать бухгалтерские счета, на которых по умолчанию отражаются различные операции.

 Это нужно только для быстрого заполнения документов. При необходимости счета можно менять прямо в документах. Сведения о счетах можно вообще не указывать, но тогда в документах их придется вводить вручную.

В карточке номенклатуры соответствующая информация показывается на закладке «Счета учета»:

  

Счет учета – на какой счет приходуются ТМЦ при поступлении в организацию. В примере 10.06, т.е. по умолчанию поступление отражается проводкой по дебету 10.06.

Счет учета передачи – на каком счете учитываются ТМЦ, когда их передают в переработку на сторону. В примере значение не заполнено, т.е. передавать данные ТМЦ в переработку не собираемся. Если переработка возможна, надо устанавливать счет передачи в зависимости от счета учета: 10(любой субсчет) à 10.07, 21.01 à 21.02.

Счет учета доходов от реализации / Статья доходов от реализация / Счет учета расходов – как отражается реализация ТМЦ. В примере предполагается, что ТМЦ реализуем через счет 91:

Дт62.01 Кт91.01(Реализация материалов) – продажная стоимость

Дт91.02 (Реализация материалов) Кт10.06 – себестоимость

Счета учета НДС – на каких счетах учитывается входной НДС и НДС при реализации. В примере предполагается, что при поступлении ТМЦ делается проводка Дт19.03 Кт60.01, при реализации – Дт91.02 Кт68.02.

Счет учета материалов заказчика – нужен только для ТМЦ, которые могут поступать к нам для переработки на давальческих условиях. Фактически кроме материалов это может быть и оборудование. Счета должны быть забалансовые. Можно указывать значения:

В переработку – 003.01 или 005.01

В производстве – 003.02 или 005.02

Склад и Тип склада – надо заполнять, только если счета учета зависят от того, на какой склад приходуются ТМЦ (актуально, когда в организации есть розничная торговля).

Список счетов хранится и редактируется в регистре «Счета учета номенклатуры» (в карточке номенклатуры счета можно только просматривать):

 

Счета рекомендуется назначать не отдельным позициям номенклатуры, а группам (папкам) справочника. При этом в одной папке следует сохранять позиции, которые учитываются на одном бухгалтерском счете. Например, если у папки «Металлопрокат» установить значения:

то все хранящиеся в ней элементы по умолчанию получат именно эти счета. Не нужно будет тратить время на «индивидуальное» задание счетов для отдельных элементов.

Цены номенклатуры

Для ТМЦ можно задавать цены по умолчанию, которые будут подставляться в различные документы.

В справочнике «Типы цен номенклатуры» хранится список возможных типов:

Например, отпускная может использоваться для автоматического заполнения цен продажи в документе «Реализация ТМЦ и услуг».

Для каждого типа указываем, в какой валюте установлена цена (обычно рубль); включает ли цена НДС; как проводим округление:

Цену конкретной номенклатурной позиции можно посмотреть в карточке номенклатуры на закладке «Цены»:

Здесь же можно установить цену: создать строку в таблице, указать тип , значение цены и валюту, нажать кнопку «Записать цены».

Также можно задать цены сразу для нескольких позиций при помощи документа «Установка цен номенклатуры» (фактически это прайс-лист):

Цены устанавливаются и меняются на определенную дату. Например, если для одной и той же позиции 01.01.2012 установили цену 100 руб., а 01.06.2012 – 200 руб., то в документы с 1 января до 31 мая будет по умолчанию будет подставляться цена 100, а начиная с 1 июня – 200.

Список всех цен, которые когда-либо устанавливались в программе, хранится в регистре «Цены номенклатуры»:

Принципы учета ТМЦ

Учет ТМЦ ведется на следующих счетах:

На Плане счетов (счета и субконто) ведется только суммовой учет, признак количественного учета выключен, учета в разрезе номенклатуры нет. Аналитика (виды субконто) зависит от вида ценностей. Например, для субсчета 10.01 это «Склады», для 10.11.1 – «Партии материалов» и «Работники».

Каждому счету соответствуют бухгалтерский и управленческий регистры. Например, 10.01 à Материалы на складах БУ и Материалы на складах УУ.

На бухгалтерских регистрах, кроме счета и аналитики Плана счетов, есть аналитика по номенклатуре и количественный учет.

На управленческих регистрах, кроме счета, аналитики Плана счетов, аналитики по номенклатуре и количественного учета, есть также аналитика по бизнес-единицам (подразделениям и проектам).

Т.о., для ТМЦ предусмотрено два вида учета: бухгалтерский и управленческий. Бухгалтерский дополнительно делится на сводный (План счетов) и оперативный (регистры): БУ (ПС) и БУ (Регистры). Управленческий учет ведется только на регистрах.

Любая операция с ТМЦ отражается тремя учетными записями:

1) Бухгалтерская проводка: счет и аналитика БУ (субконто)

2) Движение бухгалтерского регистра: счет и аналитика БУ + номенклатура + количество

3) Движение управленческого регистра: счет и аналитика БУ + подразделение + проект + номенклатура + количество

Напр., при поступлении материалов от поставщика:

1) проводка по дебету 10.01 и субконто «Склады»

2) движение регистра «Материалы на складах БУ» по счету учета 10.01, складу = Субконто из проводки, номенклатуре и количеству

3) движение регистра «Материалы на складах УУ» по счету учета 10.01, складу = Субконто из проводки, номенклатуре и количеству, подразделению и проекту

Таким образом, по данным Плана счетов (т.е. счетам и субконто) можно получить только сведения об общей стоимости ТМЦ по бухгалтерскому счету и субконто – напр., складу. Данные о конкретной номенклатуре и количестве можно получить из бухгалтерского регистра. Данные о подразделении и проекте можно получить из управленческого регистра.

Замечание: Выше описана общая схема учета. Для отдельных видов ТМЦ возможны особенности. Например, можно вести управленческий учет ТМЦ в разрезе цен.

Движения регистров формируются по следующим правилам:

Увеличение количества ТМЦ отражается как Приход (+).

Уменьшение количества ТМЦ отражается как Расход (-).

Приходным движениям соответствуют дебетовые обороты бухгалтерских проводок, расходным – кредитовые.

При правильном ведении учета остаток по регистру может быть только положительным, т.к. выбытие ТМЦ по стоимости и количеству не должно превышать поступление.

Списание ТМЦ по регистру происходит по средней скользящей стоимости:

Цена списания = Суммовой остаток / Количественный остаток на момент проведения операции;

Сумма списания = Цена списания х Количество списания

При закрытии месяца в бухгалтерском учете выполняется корректировка стоимости номенклатуры. Все списания пересчитываются по средней цене поступления за месяц: Общая стоимость поступления / Общее количество поступления. (Подробно описано в Разделе 6 «Операции закрытия месяца»).

При любом списании – реализация, передача в производство, внутреннее перемещение – выполняется контроль количества. При попытке списать больше ТМЦ, чем имеется в наличии, документ не проводится. Контролируются остатки управленческого учета по всей аналитике: Счет, Номенклатура, Учетная цена, Подразделение, Проект, Склад.

При правильном ведении учета должны выполняться следующие соотношения для остатков ТМЦ:

1. Сумма БУ (ПС) по счету и аналитике = Сумма БУ (Регистр) по счету, аналитике и всем позициям номенклатуры.

Например, стоимость остатка материалов на любом бухгалтерском счете по любому складу (данные БУ, План счетов) должна быть равна сумме остатков материалов по всем позициям номенклатуры, учтенным на этом же счете и складе (БУ, Регистр).

2. Количество БУ (Регистр) = Количество УУ по всем подразделениям и проектам

Например, количество остатка любой позиции номенклатуры по любому счету и складу (БУ, Регистр) должно быть равно сумме остатков этой же номенклатуры на этом же счете и складе по всем проектам (УУ).

Стоимость ТМЦ в БУ и УУ может различаться.

Счета и регистры учета ТМЦ

Материалы на складах

Под материалами на складах понимаются ТМЦ, учитываемые на счетах 10 и 11 в разрезе мест хранения - складов:

• Бухгалтерский регистр – «Материалы на складах БУ»
• Управленческий регистр – «Материалы на складах УУ»

Структура учетных данных:

Товары на складах

Под товарами на складах понимаются ТМЦ, учитываемые на счетах 21, 41 и 43 в разрезе мест хранения - складов:

• Бухгалтерский регистр – «Товары на складах БУ»
• Управленческий регистр – «Товары на складах УУ»

Фактически кроме собственно товаров (счет 41) на этих регистрах учитываются полуфабрикаты (счет 21.01) и готовая продукция (счет 43).

Структура учетных данных такая же, как у материалов на складах. Отнесение ТМЦ к товарам или материалам определяется исключительно счетом учета.

Топливо в баках

Под топливом в баках понимаются ТМЦ, учитываемые на счете 10.03.2 в разрезе автомобилей (основных средств) и водителей (работников):

• Бухгалтерский регистр – «Топливо в баках БУ»
• Управленческий регистр – «Топливо в баках УУ»

Структура учетных данных:

ТМЦ на стороне

Под ТМЦ на стороне понимаются:

1) собственные ТМЦ в переработке, т.е. материалы (счет 10.07) и полуфабрикаты (счет 21.02), переданные в переработку стороннему контрагенту – подрядчику.

2) товары отгруженные*, т.е. товары и готовая продукция, переданные покупателю без перехода права собственности.

* Т.к. операций с товарами отгруженными организация не проводит, далее рассматриваются только ТМЦ в переработке

•  Бухгалтерский регистр – «ТМЦ на стороне БУ»
• Управленческий регистр – «ТМЦ на стороне УУ»

Структура учетных данных:

Спецматериалы

Под спецматериалами понимаются спецодежда, спецоснастка и инвентарь, находящиеся в эксплуатации (в т.ч. сданные в аренду сторонней организации) или временно выведенные из эксплуатации и сданные на склад (б/у).

Новые спецматериалы, еще не переданные в эксплуатацию, учитываются как обычные материалы на складе: инвентарь на счете 10.09, спецодежда и спецоснастка на счете 10.10.

• Бухгалтерский регистр – «Спецматериалы БУ»
• Управленческий регистр – «Спецматериалы УУ»

Структура учетных данных:

ТМЦ за балансом

Под ТМЦ за балансом понимаются материалы, принятые в давальческую переработку; оборудование, принятое для монтажа; продукция, изготовленная из давальческих материалов.

• Бухгалтерский регистр – «ТМЦ за балансом БУ»
• Управленческий регистр – «ТМЦ за балансом УУ»

Структура учетных данных:

Учетные цены

Управленческий учет ТМЦ можно вести в разрезе цен. Если такой учет необходим, нужно включить настройку:

Тогда для управленческих регистров добавляется дополнительный аналитический признак – «Учетная цена». Эта аналитика позволяет различать номенклатурные позиции в зависимости от цены поступления.

Для бухгалтерского учета данная аналитика не предусмотрена.

 

 

 

 

Пример

Было два поступления одного и того же материала: сначала 100 шт. по цене 60 руб., затем 70 шт. по цене 55 руб. Если ведется учет в разрезе цен, то при каждом поступлении мы можем записать учетную цену. В результате получится два остатка (хотя номенклатура одна и та же):

Фактически таким образом образуются партии номенклатуры: каждое поступление учитывается по своей цене.

В последующем мы можем использовать учетные цены при выбытии материала (списании в производство или реализации). Например, при продаже за 65 руб. выбираем материал с учетной ценой 60 руб., при продаже за 58 руб. – с учетной ценой 55 руб.

Если учет в разрезе цен не ведется, то получаются общие остатки, информация о партиях теряется. В примере получится:

 Если учет в разрезе цен включен, но для отдельных ТМЦ он не нужен (например, канцелярские принадлежности, спецодежда и прочие мелкие позиции), то учетную цену в документах поступления можно не заполнять. Т.е. Учетная цена = 0 будет означать, что для данной позиции учет в разрезе цен не ведется.

Операции с ТМЦ

В программе регистрируются следующие операции с ТМЦ:

Поступление

- от поставщиков

- в давальческую переработку от заказчика

- из производства (выпуск продукции и полуфабрикатов)

- из переработки на стороне

- оприходование по инвентаризации или от ликвидации ОС

Внутренние перемещения

- между складами

- между бизнес-единицами (подразделениями и проектами)

- комплектация

Расход

- в производство

- в переработку на сторону

- передача заказчику (давальцу) изготовленной продукции и неизрасходованных материалов

- давальческие ТМЦ в производство

- давальческие ТМЦ в переработку субподрядчику

- реализация покупателям

- списание спецматериалов в эксплуатации

- списание по инвентаризации

Далее приведены наиболее типичные цепочки хозяйственных операций с ТМЦ.