Заявка составляется на расход денег. По сути, это план на конкретный платеж.

Получателем платежа может быть:

• Внешний контрагент
• Подразделение
• Проект

Платеж внешнему контрагенту подразумевает фактический расход денег: будут списаны суммы с расчетного счета или выданы из кассы, остаток денежных средств у организации уменьшится.

Заявка на платеж подразделению или проекту предполагает внутренне перемещение: суммы передаются между бизнес-единицами внутри организации.

Тип получателя выбирается в заявке:

Далее рассматриваются только заявки на платежи внешним контрагентам. Заявки подразделениям и проектам описаны в Разделе Учет внутренних расчетов

Предусмотрено два типа заявок:

• На проведение платежа – платеж в погашение имеющейся задолженности перед контрагентом, учтенной на счетах 62.02, 60.01, 76.05
• На аванс – выдача аванса контрагенту. После платежа образуется задолженность контрагента-получателя на счете 60.02 или 76.05.

Заявка составляется по производственным либо по общехозяйственным проектам (далее для упрощения говорим «производственная заявка» и «общехозяйственная заявка»). Оба вида проектов не могут быть включены в одну заявку.

Заявленная к платежу сумма не должна превышать лимит - остаток средств в бюджете. Остаток рассчитывается по формуле:

План (Расход – Приход) – Факт (Расход – Приход) – Сумма по неоплаченным заявкам

Т.о., чем больше потрачено денег, тем меньше лимит. Чем больше получено денег, тем больше лимит. Неисполненные (пока) заявки являются потенциальным расходом и уменьшают лимит. План прихода уменьшает лимит: чем меньше получили, тем меньше имеем право тратить, и наоборот.

Пример

План платежей (расход) на месяц 15000 руб. План поступлений (приход) на месяц 2000 руб. На момент составления заявки уже потрачено 7000 руб., получено 1500 руб. Выставлены и пока не исполнены заявки на сумму 3000 руб.

Остаток бюджета составляет 15000 – 2000 – (7000 – 1500) – 3000 = 4500 руб. Новая заявка не может быть составлена на большую сумму.

Если заявлен платеж по общехозяйственному проекту, лимитом являются суммы по статье и сотруднику. Т.е. конкретный сотрудник по конкретной статье не может потратить больше, чем предусмотрено в плане.

Если заявлен платеж по производственному проекту, лимитом является общая сумма плановых платежей по этому проекту. Допускается перерасход по одним контрагентам или видам взаиморасчетов за счет других. Напр., всего по проекту план платежей 10 000 руб., в т.ч. Контрагенту-1 6 000 руб., Контрагенту-2 4000 руб. В этом случае можно заявить к платежу Контрагенту-1 7 000 руб. Но после этого лимит по данному проекту станет 3 000 руб., т.е. Контрагент-2 уже не получит всех запланированных под него денег.

На основании заявки могут быть оформлены документы на расход денег: «Списание с расчетного счета» при оплате через банк или «Расходный кассовый ордер» при выдаче из кассы (далее – расходные документы).

1. Контроль бюджета действует только на этапе составления заявок. Программа позволяет создавать и проводить расходные документы вообще без заявки или с превышением заявленной суммы. Также платеж может быть выполнен по непроведенной заявке, сумма которой превышает остаток бюджета.

2. В н.в. (январь 2014 года) отключен контроль бюджета в любых производственных заявках: на аванс и на проведение платежа

Заявка на аванс

Общехозяйственная заявка

Указываются контрагент – (потенциальный) получатель платежа и договор с ним; подразделение и проект, с которых требуется выполнить платеж; сумма платежа и основание (произвольный текст или полученный от контрагента счет на оплату). Проект можно выбрать только общехозяйственный.

В поле «Отв. сотрудник» выбирается ответственный за бюджет. !!! Не путать с «Лицом, оформляющим платеж» - это сотрудник, который занимается только оформлением данной заявкой. Он необязательно совпадает с ответственным за бюджет.

При выборе в поле «Статья» появляется форма «Подбор данных по бюджету» - список бюджетных статей данного сотрудника с лимитами на текущий месяц:

Если список пустой – значит, по этому сотруднику нет плана бюджета, и заявку составлять нельзя.

Правила расчета лимитов: Остаток = План – Потрачено – Заявлено

План = Расход (План) – Приход (План), т.е. разница платежей и поступлений по плану БДДС на текущий месяц по статье и сотруднику. Учитываются основной план и все корректировки.

Потрачено = Расход (Факт) – Приход (Факт), т.е. разница фактических платежей и поступлений за текущий месяц. Для платежей учитываются только суммы по заявкам текущего месяца и без заявок. Напр., если в феврале произвели оплату по январской заявке, то в расчете лимита на февраль этот платеж игнорируется.

Заявлено – сумма выставленных, но еще не оплаченных заявок текущего месяца.  

Документ создает записи регистра «Движения денежных средств» по показателю (ресурсу) «Заявка»:

Смысл записи: По подразделению «Аппарат управления», проекту «Без проекта», статье «Расходы на канцтовары» сотрудник Сагидуллина заявил сумму на оплату 940 руб. контрагенту «Кот».

Вид движения у заявки всегда «Расход», т.к. она составляется на выплату (расход) денег.

Если заявленная сумма превышает лимит (остаток бюджета), то документ не проводится.

Если заявка составляется по нескольким проектам и/или оплачиваются несколько документов, надо включить флажок «Список платежей» и ввести данные в табличную часть:

Если платеж должен быть учтен по нескольким бюджетным статьям, то заполнять надо не поле «Статья» в шапке, а закладку «БДДС»:

Когда статья выбрана в шапке, закладка «БДДС» скрывается - см. предыдущие рисунки.

Общая сумма по заявке должна быть равна итогу на закладке «БДДС».

В примере получится две записи по регистру «ДДС», т.к. в заявке две статьи:

Производственная заявка

Отличия отобщехозяйственной заявки на аванс:

1) Проект может быть только производственный

2) В качестве ответственного сотрудника необходимо указывать руководителя проекта

3) В поле «Статья» - выбор из справочника «Виды взаиморасчетов»:

В настоящее время контроля лимита для производственного бюджета нет. Если этот контроль будет включен, то при выборе статьи должна появляться такая же форма подбора, как в общехозяйственной заявке. Но вместо статей БДДС в ней появятся виды взаиморасчетов.

Документ создает записи регистра «Движения денежных средств» по показателю (ресурсу) «Заявка»:

Здесь Статья - это вид взаиморасчетов; Сотрудник - руководитель проекта.

Заявка на проведение платежа

Правила работы с заявкой на проведение платежа почти не отличаются отзаявки на аванс. Рассматриваем только отличия.

Общехозяйственная заявка

Отличия от заявки на аванс

1. Т.к. заявка составляется на оплату существующих долгов, в документе всегда есть табличная часть, где показывается состояние расчетов с контрагентом в разрезе подразделений, проектов, договоров и документов расчетов. Дебетовый остаток - нам должны, кредитовый остаток - мы должны. Проекты только общехозяйственные. Данные о задолженностях могут быть получены автозаполнением.

2. В колонке «Сумма платежа» проставляются суммы, которые собираемся гасить. По дебетовым остаткам платить не надо, они нужны только чтобы иметь общую картину расчетов. Из кредитовых можно выбрать: что оплачиваем, а что нет.

Результат проведения такой же, как в заявке на аванс:

Записываются только ненулевые суммы платежей.

Производственная заявка

Отличия отобщехозяйственной заявки на проведение платежа :

1) В табличной части только производственные проекты, руководителем которых является указанный в документе сотрудник

2) Статья – это вид взаиморасчетов (а не статья БДДС)

3) В настоящее время отключен контроль остатка бюджета.