Схема работы

1. При поступлении Входящего, либо формировании Исходящего акта взаиморасчетов создаем документ «Акт сверки взаиморасчетов».Подробнее здесь.  
2. При записи/изменении документа программа контролирует уникальность реквизитов документа: Вид операции(БУ/УУ)/Организация/Подразделение/Проект/Контрагент/Договор/Период сверки. С одинаковыми реквизитами документ не записывается, выводится сообщение о наличии такого документа. 
3. Печатные формы документов :
   1. если период документа попадает целиком или частично в период после даты запрета редактирования документов, наименование печатной формы "АктСверки" = «Отчет по проведенным документам».
   2. если период документа попадает целиком в период до даты запрета редактирования документов, тогда:
      1. наименование печатной формы "АктСверки" = «Акт сверки взаиморасчетов».
      2. появляется возможность зарегистрировать документ в журнале «Согласованные акты сверок взаиморасчетов» с одновременным прикреплением файла, скан-копии согласованного на бумаге акта сверки. Запись регистрации актов сверки создается только на основании документа «Акт сверки взаиморасчетов» и после записи запрещено изменять.
4. Отчет «Состояние актов сверки» показывает информацию:
   1. у каких контрагентов есть в наличии согласованные/ не согласованные Акты сверки взаиморасчетов
   2. за какие периоды сверка согласована/ не согласована.
   3. по каким конкретно актам сверки есть/нет прикрепленного скан документа 
   4. наличие регистрации акта сверки в журнале (наличие скана документа) в разрезе Вид операции(БУ/УУ)/Организация/Подразделение/Проект/Контрагент/Договор/Период сверки.
5. В карточке контрагента можно оперативно просмотреть:
   1. информацию по последнему подписанному и зарегистрированному со сканом акту сверки                                             
   2. прикрепленный скан документа 

      

      

   3. перейти в общий список актов сверки с информацией о регистрации и просмотреть наличие согласованных и зарегистрированных актов сверки 

      

      

   4. 
      

      просмотреть информацию о последнем акте сверки: сумму остатка расчетов и сумму расхождения по акту сверки, если акт с отбором по Договору/Проекту/Подразделению, то выводится информация по отбору. 

Плюсы минусы

Минусы

1. Необходимо для входящих актов сверки создавать документ акт сверки взаиморасчетов в 1С.
2. При прикреплении скана необходимо сначала выбирать акт сверки к которому относится скан копия.

Плюсы

1. Возможность хранить в системе скан-копии как Исходящих, так и Входящих актов сверок взаиморасчетов.
2. Информативно просматривать по каким конкретно актам сверки есть зарегистрированная скан копия.
3. Информативно просматривать какие периоды и по каким Контрагентам закрыты подписанным документом "Акт сверки взаиморасчетов".
4. Так же просматривать по каким периодам и Контрагентам еще необходимо подписать, либо прикрепить скан подписанного акта сверки.

Что поменять в программе

• Переработать списочную форму документов «Акт сверки взаиморасчетов». Отражение в 1С согласования Акта сверки и регистрации в журнале и прикрепления скан-копии производим одновременно. При установки галочки "Сверка согласованна" открывается окно для  выбора файла (Скана акта), реквизит Место хранения(в документе становится обязательным для заполнения). Документ сохраняется и регистрируется в журнале (регистр "Информация о сверке расчетов") при выполнении всех трех условий:
  • галочка Согласовано установлена
  • место хранения заполнено
  • есть прикрепленный скан 
• В карточке справочника Контрагенты:
  
  • добавить возможность открывать прикрепленные скан-файлы к последнему согласованному акту сверки (доработка).
• В документе "Акт сверки взаиморасчетов" добавить галочку "Есть расхождения". Вкладка "Контрагент" отображается если галочка "Есть расхождения" установлена - есть возможность внести данные Контрагента.

• Скорректировать роли для ограничения прав на доступ к созданию документа и регистрации в журнале с привязкой файлов. Изменение документа "Акт сверки взаиморасчетов", регистрацию в журнале и прикрепление сканов доступно только для пользователей финансового отдела АУ. Создаем отдельную роль на документ, у остальных ролей отключаем право на изменение документа.

• Переработать регистр сведений «Информация о сверке расчетов». Добавить измерение "Документ". Сохранять ссылку на документ "Акт сверки взаиморасчетов" для контроля уникальности по документу и реквизитам Вид операции(БУ/УУ)/Организация/Подразделение/Проект/Контрагент/Договор/Период сверки. Подразделение/Проект/Договор/ могут быть не заполнены, если документ формируется по всем договорам проектам, подразделениям.
• Дополнить сведения в в журнал регистрации о документах, не попавших в него за прошлые периоды. Т.е. добавить в регистр «Информация о сверке расчетов» записи если:
  • по документу "Акт сверки взаиморасчетов" нет записи. 
  • галочка "Согласовано" установлена
  • реквизит "Место хранения" заполнено

Если существует более одного согласованного документа, где период сверки расчетов пересекается или совпадает, то запись в журнале регистрации актов сверок создастся на каждый существующий документ.

При создании документа "Акт сверки взаиморасчетов" контролировать уникальность документов по точному совпадению реквизитов: период, проекты, договора. Документы с одинаковыми значениями не записывать, выдавать сообщение.

• Доработать отчет "Отчет о наличии сверок"
  • добавить вывод информации о наличии/отсутствии прикрепленных файлов, с возможностью просмотра. Из отчета можно открыть список прикрепленных сканов и открыть на просмотр их из списка.
  • Добавить группировку/отбор по реквизитам Подразделение/Проект/Договор контрагента/Период сверки. Позволит видеть информацию по каким Контрагентам и периодам сверки есть прикрепленный скан по каким нет. Здесь "Период сверки" будет выбираться из перечисления месяц/квартал/год. Выводиться данные будут за период отчета с группировкой по выбранной периодичности.