Предупреждение

Статья перенесена из базы знаний АСУП

Проекты

Под проектом понимается комплекс работ, выполняемых на объекте строительства. Это в основном строительно-монтажные работы, но в рамках проекта также могут происходить оказание услуг, реализация материалов, изготовление и реализация продукции, проводиться иные операции. Вся производственная деятельность предприятия рассматривается как группа проектов. На проектах возникают доходы и расходы, происходит движение товарно-материальных ценностей и денежных средств, возникают и погашаются дебиторские и кредиторские задолженности. Целью выполнения проекта является получение прибыли.

Обычно АК ВНЗМ является генподрядчиком, т.е. исполнителем работ по отношению к заказчику (инвестору) проекта и заказчиком по отношению к ДП. ДП по отношению к АК ВНЗМ обычно являются субподрядчиками, т.е. исполнителями.

Список проектов хранится в одноименном справочнике:

Справочник Проекты

Рекомендуется устанавливать группировку (т.е. заводить папки) по заказчикам проектов:

Группа (папка) справочника Проекты

Данные конкретного проекта записываются в его карточку:

Карточка проекта

Далее описаны реквизиты (свойства) проекта.

Тип проекта: производственный или общехозяйственный

Основная деятельность предприятия группы АК ВНЗМ – выполнение работ на объектах строительства. Проекты, в рамках которых выполняются эти работы – производственные.

Однако не вся деятельность предприятия может быть отнесена к к.-л. производственному проекту. Примеры:

1. В большинстве случаев невозможно точно установить, на выполнение каких проектов работает административно-управленческий персонал.

2. Мы точно знаем, что спецодежда основных рабочих используется на производственных проектах. Но к какому конкретно проекту относятся расходы на спецодежду, определить затруднительно, т.к. в течение срока службы спецодежды рабочие переходят с объекта на объект.

Хозяйственные операции, связанные с общим обеспечением деятельности предприятия или для которых производственный проект определить затруднительно, в программе учитываются на общехозяйственных проектах. У таких проектов в карточке должен быть включен соответствующий флажок:

Признак общехозяйственного проекта

Если флажок не включен – значит, проект производственный.

Для ДП рекомендуется использовать единственный общехозяйственный проект – Без проекта. У АК ВНЗМ в связи с большим разнообразием деятельности могут использоваться и другие общехозяйственные проекты.

Вид проекта: общий или собственный

Установка вида проекта

Собственный - предприятие само заключило договор с непосредственным заказчиком и выполняет работы самостоятельно, без привлечения других компаний из группы АК ВНЗМ.

Общий - проект выполняют несколько предприятий из группы АК ВНЗМ. Как правило, АК ВНЗМ заключает договор с непосредственным заказчиком (инвестором) и является генподрядчиком, а дочерние предприятия – субподрядчиками.

Деление на общие и собственные есть только у производственных проектов. Все общехозяйственные проекты считаются собственными.

Наименование проекта

Наименования производственных проектов должны образовываться по правилам:

1. Для общих проектов

«Заказчик ОАО «АК ВНЗМ» + «Номер и дата договора Заказчика с ОАО «АК ВНЗМ» + «краткое наименование работ». Например: Ванкорнефть №1710210/1699Д от 01.09.2010 Факелы.

Юридически заказчиком для дочерних предприятий по общим проектам является генподрядчик - ОАО «АК ВНЗМ», и у каждого дочернего предприятия свой договор с АК ВНЗМ. Но в рамках группы компаний наименования проектов у всех предприятий должны совпадать, поэтому и принято такое правило именования.

2. Для собственных проектов

«Заказчик проекта» + «Номер и дата договора с Заказчиком» + «краткое наименование работ». Например: Сальвия №16/2012 от 11.09.2012 Капремонт

Также у проекта есть краткое наименование. Его можно выбирать по собственному усмотрению, общих правил нет. Удобно в качестве краткого наименования указывать заказчика + содержание работ. Например: Ванкор, резервуары. Т.е. из обычного наименования выбрасывается договор.

Справочно можно указать титул – как проект называется в технической документации:

Титул проекта

Заказчик проекта

У АК ВНЗМ заказчик – это фактический заказчик (инвестор) проекта:

Заказчик проекта

У ДП заказчиком общего проекта всегда должно значиться ОАО «АК ВНЗМ». Т.е. контрагент из соотв. реквизита карточки будет отличаться от заказчика в наименовании проекта:

По собственным проектам ДП заказчик (контрагент в карточке) тот же, что и в названии проекта:

Для общехозяйственных проектов заказчика указывать не надо.

Руководитель проекта

Руководитель – это сотрудник, ответственный за выполнение данного проекта.

Руководитель проекта

У АК ВНЗМ на каждый проект назначается отдельный руководитель, его и нужно указывать в карточке проекта. В ДП такой практики в настоящее время нет, поэтому руководителем всех проектов можно указывать руководителя предприятия. На примере УМФ №1:

У общехозяйственных проектов руководителя заполнять необязательно.

Сводные проекты

Проект (элемент справочника в программе) должен создаваться на каждый договор с заказчиком. Часто на один объект или несколько объектов одного заказчика заключается много договоров и, как следствие, в справочнике приходится заводить много проектов. При этом может возникнуть необходимость увидеть общую картину по всему объекту, по всем объектам одного заказчика, по к.-л. региону, виду работ и т.п. То есть требуется относить проекты к более общей категории.

Сводный проект - это несколько проектов, объединенных по к.-л. признаку.

В программе сводные проект - это отдельный справочник. В карточке сводного проекта показывается список всех входящих в него "обычных" проектов:

Пример сводного проекта

Чтобы создать такой список, нужно указать сводный проект в соответсвующем реквизите всех входящих в него обычных проектов:

Прочие особенности проектов

1. Для всех мелких работ и услуг, по которым нецелесообразно заводить отдельные проекты, в справочнике должен быть производственный проект с наименованием «Разные работы». Такие работы и услуги направлены на получение дохода, поэтому учитывать их по общехозяйственным проектам («Без проекта» или др.) нельзя.

В качестве заказчика «Разных работ» можно указать контрагента – собственную фирму.

2. Особенность ЗАО «УМ ВНЗМ». Это предприятие может при выполнении общих проектов заключать договоры с другими ДП напрямую, минуя АК ВНЗМ. Тем не менее, заказчиком по таким проектам должно значиться АК ВНЗМ.

3. Проект «Без проекта» является предопределенным, т.е. добавлен в программу разработчиком и не может быть удален.

Проект Без проекта в справочнике

ДП нужно использовать именно его, а не заводить отдельный проект с таким же (или похожим) названием.

4. В справочнике есть специальные проекты «Внутренние расчеты» и «Внутренний банк»:

Специальные проекты

Их нельзя выбирать в хозяйственных операциях, т.е. не допускается отражать на них никакие текущие доходы и расходы.

5. Аналитика проектов используется только в управленческом учете. В бухгалтерском учете деления доходов, расходов, денег, ТМЦ и др. активов между проектами нет.

Управленческие подразделения

Под управленческим подразделением понимается структурная единица предприятия, специализирующаяся на определенном виде производственной деятельности и (теоретически) способная функционировать в качестве самостоятельной коммерческой организации. Условно можно считать, что управленческое подразделение – это фирма внутри фирмы. Далее для краткости иногда называем их просто «подразделения».

Список управленческих подразделений хранится в соответствующем справочнике:

Справочник Подразделения (управленчский учет)

У подразделений возникают доходы и расходы. За подразделениями закреплены следующие активы и пассивы:

ТМЦ
Дебиторские и кредиторские задолженности
Денежные средства
Прочие (РБП, денежные документы, резервы)

С точки зрения программы подразделение – это аналитический признак; указанные выше объекты всегда относятся к какому-либо подразделению.

Аналитика управленческих подразделений используется только в управленческом учете. В бухгалтерском учете управленческих подразделений нет (но есть бухгалтерские – см.далее).

Ведение учета по подразделениям задается в настройке программы:

Настройка ведения учета по управленчским подразделениям

В настоящее время учет по подразделениям ведется у АК ВНЗМ. Подразделения созданы по видам деятельности:

Аппарат управления – генподрядные работы
ЗМК – производство металлоконструкций
Проектный институт – разработка проектной документации
Учебно-аттестационный центр – услуги по обучению
Станция технических газов – производство технических газов
Завод строительных смесей - производство строительных смесей
ВНЗМ-Север - строительно-монтажные работы
Двигательмонтаж - строительно-монтажные работы

Отключение учета по подразделениям

Если учет по подразделениям отключен, в справочнике всё равно есть единственный предопределенный элемент, а другие элементы программа не позволяет создавать:

Отключенный учет по подразделениям

Желательно, чтобы наименование этого единственного элемента совпадало с наименованием организации.

Во всех документах программы выбор подразделения невозможен, все операции проводятся по одному и тому же подразделению. Т.е. формально в любой операции управленческого учета подразделение есть. Но поскольку это подразделение единственное, фактически учет по подразделениям не ведется.

Учет по управленческим подразделениям значительно увеличивает затраты времени на отражение хозяйственных операций. Такой учет необходим, только если внутри предприятия действительно имеются относительно самостоятельные структурные единицы, за которыми закреплены перечисленные выше активы и пассивы: ТМЦ, деньги, задолженности. Если таковых нет, то учет по подразделениям рекомендуется отключить.

В настоящее время учет по упр.подразделениям отключен у всех ДП, включать его не надо.

Бухгалтерские подразделения

Бухгалтерское подразделение - любая структурная единица предприятия, которая занесена в справочник «Подразделения организации». Бухгалтерскими их называем, чтобы не путать с управленческими .

Справочник Подразделения организации

Аналитика бухгалтерских подразделений используется и в бухгалтерском, и в управленческом учете расходов.

Если учет по управленческим подразделениям не ведется, то в программе можно включить учет доходов по бухгалтерским подразделениям:

Настройка учета доходов по бухгалтерским подразделениям

Пояснение

Допустим, в состав ДП входят несколько строительных участков. Учет по управленческим подразделениям нецелесообразен, т.к. бессмысленно считать деньги или дебиторскую задолженность отдельного участка. Но полезно вести управленческий учет доходов в разрезе бухгалтерских подразделений: тогда по каждому участку могут быть определены выручка и прибыль.

Каждое бухгалтерские подразделение входит в к.-л. управленческое. Соответствующая информация содержится в карточке:

Карточка бухгалтерского подразделения

На рисунке: бухгалтерское подразделение «Цех основной УЗМК» входит в управленческое подразделение «ЗМК».

Т.е. фактически в программе задается иерархия (сверху вниз): Предприятие – Управленческое подразделение – Бухгалтерское подразделение.

Виды бухгалтерских подразделений

В зависимости от характера деятельности бухгалтерские подразделения бывают следующих видов:

Производственные – непосредственное выполнение работ на объектах строительства. Обычно такие подразделения называют участками, строительными участками или похожим образом.

Административно-хозяйственные – управление и общее обеспечение деятельности предприятия: Аппарат управления, ОМТС, Административно-хозяйственный отдел и т.п.

Вспомогательные – выполнение работ, оказание услуг и/или изготовление продукции для производственных и административно-хозяйственных подразделений: Цех трубных заготовок (ЦТЗ), Гараж, Отдел главного механика и т.п.

У вспомогательного подразделения в карточке должен быть обязательно включен соответствующий флажок:

Отметка вспомогательного подразделения

Производственные и административно-хозяйственные подразделения формально ничем не отличаются, т.е. программе для них не предусмотрено к.-л. признака.

Замечания

1.При планировании и учете выполнения бюджета всегда надо помнить, что многие правила бюджетирования зависят от вида подразделения. Например, расходы вспомогательных подразделений всегда должны учитываться на счете 23; у административно-хозяйственный подразделений не бывает прямых расходов, и т.п. Подробнее это рассматриваем далее.

2. Структура справочника бухгалтерских подразделений необязательно должна соответствовать организационной структуре предприятия. Обычно подразделений в программе меньше. Подразделения вроде бухгалтерии, планового отдела, ПТО и др. в программе не создаются, вместо них заводится единственный элемент с названием «Управление», «Аппарат управления», «Дирекция» или похожим. Либо такие мелкие подразделения заводятся в программу только для кадрового учета, а в бюджетировании используется только «Аппарат управления».

Особенности отдельных предприятий

1. ООО «МК ВНЗМ» занимается не строительно-монтажными работами, а изготовлением металлоконструкций. Его единственным производственным подразделением является цех основного производства.

2. У АК ВНЗМ отсутствуют вспомогательные подразделения.

Бюджетные статьи доходов

Бюджетные статьи доходов (далее для краткости - БСД или просто «статьи») нужны для классификации. На одной статье должны учитываться одинаковые или близкие по экономическому содержанию доходы.

Список статей хранится в соответствующем справочнике:

Справочник Бюджетные статьи доходов

Структуру справочника - коды и наименования, группировку статей – устанавливает АК ВНЗМ. ДП не могут вносить в справочник изменения. Т.о., номенклатура статей единая для всей группы АК ВНЗМ.

Данные конкретной статьи записываются в её карточку:

Карточка бюджетной статьи доходов

Далее описаны реквизиты (свойства) БСД.

Вид деятельности

По сути, каждая БСД представляет собой отдельный вид деятельности предприятия: "Выполнение строительно-монтажных работ", "Купля-продажа товаров" и т.п. Кроме того, каждая БСД относится к одному из двух крупных видов деятельности:

Выполнение работ, оказание услуг или Производство продукции

У БСД, относящихся к производству, в карточке должен быть включен соответствующий флажок:

Признак производства

Статья, у которой флажок выключен, относится к работам и услугам.

Ответственные сотрудники по общехозяйственному бюджету

В карточке БСД указываются сотрудники предприятия, ответственные за выполнение общехозяйственного бюджета (т.е. получение доходов) по данной статье.

Если ведется учет по управленческим подразделениям (в н.в. только у АК ВНЗМ), то в одном подразделении может быть только один ответственный за статью.

Ответственные сотрудники по общехозяйственному бюджету

На рисунке: в подразделении «Аппарат управления» ответственный Маняхин А.А., в подразделении «ЗМК» - Сагадеев И.Р. При этом в таблице могут быть несколько строк – максимум столько, сколько есть упр.подразделений.

Если учет по упр.подразделениям отключен (в н.в. так у всех ДП), то на всем предприятии может быть только один ответственный. Т.е. в таблице всегда одна строка, а колонки «Подразделение» нет:

Разделы производственного бюджета

В производственном БДР есть деление доходов на Выручку и Прочие доходы (подробно описано далее). В карточке БСД необходимо указывать, к какому разделу эта статья относится.

Правило определения раздела

Если для получения доходов по статье производятся расходы, учитываемые на счете 20.01 (т.е. прямые), то статья должна входить в раздел «Выручка». В остальных случаях статья входит в раздел «Прочие доходы». Фактически прочими являются доходы, у которых либо вообще не бывает «сопутствующих» расходов - напр., «Проценты по кредитам и займам», либо «сопутствующие» расходы сразу учитываются на счете 90 или 91, минуя 20.01 - напр., «Купля-продажа товаров».

Примеры

1. На БСД «Выполнение СМР по форме КС-3» учитываются доходы от СМР. Для получения этих доходов производятся расходы по заработной плате, основным материалам, услугам сторонних организаций и др., которые отражаем на счете 20.01. Поэтому БСД «Выполнение СМР по форме КС-3» должен быть назначен раздел бюджета «Выручка».

2. На БСД «Купля-продажа материалов» учитываются доходы (выручка) и расходы (себестоимость), связанные с реализацией материалов. Доходы отражаются на счете 91.01, себестоимость – на 91.02 (либо 90.01.1 и 90.02.1 соответственно, если так предусмотрено учетной политикой). Счет 20.01 не используется, прямых расходов не возникает. Поэтому для БСД «Купля-продажа материалов» должен быть назначен раздел бюджета «Прочие доходы».

Если включен учет по управленческим подразделениям (н.в. только у АК ВНЗМ), то у разных подразделений одна и та же статья может включаться в разные разделы бюджета.

На рисунке: для упр.подразделения «ЗМК» доходы по БСД «Изготовление м/конструкций и п/фабрикатов» отнесены к разделу «Выручка», для остальных подразделений – к разделу «Прочие доходы». Причина в том, что только ЗМК несет прямые расходы по изготовлению: у этого подразделения на счете 20.01 проходят зарплата, стоимость материалов и другие затраты. ЗМК может продать металлоконструкции и полуфабрикаты на сторону или другому подразделению (обычно «Аппарату управления»). Аппарат управления получает готовый продукт от ЗМК и приходует на счет 43, никаких расходов в бюджете не возникает. Затем «Аппарат» продает продукцию: операция проходит по БСД «Изготовление м/конструкций и п/фабрикатов», доход отражается на счете 90.01.1, себестоимость – на счете 90.02.1, а счет 20.01 никак не затрагивается. Поэтому у «Аппарата управления» статья «Изготовление м/конструкций и п/фабрикатов» включается в раздел прочих расходов.

Поскольку у ДП в н.в. нет учета по упр.подразделениям, для любой БСД может быть только один раздел бюджета: либо «Выручка», либо «Прочие доходы». В таблице нет колонки «Подразделение», строка только одна:

Бюджетные статьи расходов

Бюджетные статьи расходов (далее для краткости - БСР или просто «статьи») нужны для классификации. На одной статье должны учитываться одинаковые или близкие по экономическому содержанию расходы.

Список статей хранится в соответствующем справочнике:

Справочник Бюджетные статьи расходов

Структуру справочника: коды и наименования, группировку статей – устанавливает АК ВНЗМ. ДП не могут вносить в справочник изменения. Т.о., номенклатура статей единая для всей группы АК ВНЗМ.

Данные конкретной статьи записываются в её карточку:

Карточка бюджетной статьи расходов

Как и для БСД, у БСР необходимо указывать ответственных сотрудников по общехозяйственному бюджету. Эта информация заносится в таблицу «Отв.сотрудники». Ответственные назначаются внутри управленческого подразделения (если учет по упр. подразделениям ведется). Но, в отличие от БСД, по одной и той же БСР внутри одного упр. подразделения может быть несколько ответственных. Причина в том, что расходы делятся еще и по бухгалтерским подразделениям.

На рисунке выше: за расходы УОМР отвечает сотрудник Манякин А.А., за расходы АХУ - Сагидуллина Ф.Ш. Информация о бухгалтерском подразделении заносится в колонку «Подразделение затрат». Если у к.-л. сотрудника подразделение затрат не заполнено, значит, он отвечает за расходы всех остальных бухгалтерских подразделений. В примере Кадиков А.Р. – ответственный за расходы «Аппарата управления» по статье «Материалы» во всех бухгалтерским подразделениям, кроме УОМР и АХУ.

Если за расходы всех подразделений по к.-л. статье отвечает один сотрудник, то поле «Подразделение затрат» можно вообще не заполнять:

На рисунке: за расходы всех бухгалтесрких подразделений по БСР «Спецодежда» внутри упр.подразделения «Аппарат управления» отвечает сотрудник Маняхин А.А.

Т.о., один сотрудник может быть назначен ответственным за расходы нескольких бухгалтерских подразделений. Но нельзя назначить нескольких сотрудников ответственными за расходы одного бухгалтерского подразделения. При попытке это сделать программа выдаст предупреждение и не позволит сохранить изменения:

В разрезе бухгалтерских подразделений учитываются расходы на счетах 20.01, 23, 25, 26. Назначая ответственных по подразделениям затрат, мы имеем в виду только расходы этих счетов. Но есть еще счета 91.02 «Прочие расходы» и 84.04 «Использование прибыли». Если известно, что по статье возникают (или возникнут в будущем) расходы на 91.02 и/или 84.04, для таких расходов также назначаем ответственных: ставим флажок в колонке «Прочие» (относится к счету 91.02) и /или «Из прибыли» (относится к счету 84.04).

Например:

За расходы из прибыли по статье «Оздоровительные мероприятия» в упр. подразделении «Аппарат управления» отвечает сотрудник Юмадиров В.К.

Особенности

1. В одном упр.подразделении за прочие расходы / расходы из прибыли по одной статье может отвечать только один сотрудник, назначить второго программа не позволит: в колонке «Прочие» / «Из прибыли» можно включить только один флажок. Но в разных упр. подразделениях за такие расходы могут отвечать разные сотрудники.

Например:

В «Аппарате управления» за прочие расходы по статье отвечает Бурков А.В., в «УАЦ» - Абубукиров М.Г. В «Аппарате управления» за расходы из прибыли отвечает Юмадиров В.К., в «УАЦ» - Абубукиров М.Г.

2. Пустая колонка «Прочие» или «Из прибыли» означает, что ответственный за расходы по счету 91.02 или 84.04 не назначен. Т.е. недостаточнео просто создать строку с сотрудником, надо еще и включить флажок. В этом отличие от расходов бухгалтьерских подразделений.

Например:

В «Аппарате управления» все расходы счетов 20.01, 23, 25, 26 по БСР «Услуги банка» (если такие вдруг возникнут) будут отнесены на сотрудника Исмагилову С.Х.: подразделение затрат не указано, ответственный один, значит, все суммы по этим счетам относятся к нему. Но поскольку не включен флажок в колонке «Прочие», расходы по счету 91.02 не будут отнесены ни на кого.

3. В ДП, где нет учета по упр.подразделениям, в таблице отсутствует соответствующая колонка:

За прочие расходы или расходы из прибыли всегда отвечает один сотрудник.

Натуральные показатели

К натуральным показателям относится различные справочные сведения. В расчете прибыли они не участвуют, но характеризуют работу предприятия.

Несмотря на название "натуральные", многие показатели имеют денежное измерение.

Список натуральных показателей хранится в одноименном справочнике:

Справочник Натураьные показатели

Данные натурального показателя заносятся в его карточку:

Карточка натурального показателя

Номенклатуру натуральных показателей (собственно показатели и их группы) утверждает Планово-экономический отдел АК ВНЗМ. Эта номенклатура является единой для всей группы АК ВНЗМ, предприятия не могут менять её по собственному усмотрению. В справочнике соответствующие элементы и группы являются предопределенными. Например:

В группе 12.1 Численность содержатся различные показатели, характеризующие численность работников и количество рабочего времени. Группа и все входящие в неё элементы предопределенные. Нельзя менять их коды, наименования, переносить показатели в другую группу. (Технически программа всё это позволяет, запрет устновлен положениями и инструкциями).

При необходимости можно добавлять в отдельные группы или "корень" справочника собственные показатели, отражающие специфику деятельности конкретного прдприятия. Номенклатура таких показателей оставляется на усмотрения ДП.

Реквизиты (свойства) натуральных показателей

Реквизиты (свойства) показателя - это его код, наименование, единица измерения, указание на возможность авторасчета, описание (комментарий), список влияющих показателей.

1. Описание показателя

В поле "Комментарий" содержится описание: что представляет собой данный показатель, как он рассчитывается, различные особенности. Для предопределенных показателей описание разрабатывает ПЭО АК ВНЗМ, для создаваемых вручную пользователи заполняют его на свое усмотрение.

2. Показатель может относиться к проектам или к предприятию в целом

Большинство показателей относится к проектам, т.е. они характеризуют работу на конкретных проектах. Например, 12.1.01 Среднесписочная численность основных рабочих на объекте, чел.; 12.5.02 Рентабельность без материалов, субподрядных и компенсации вахтовых и др.

К предприятию в целом относятся следующие предопределенные показатели:

12.1.02 Среднесписочная численность работников предприятия всего, чел.
12.1.03 Среднесписочная численность работников ЦТЗ, чел.
12.5.04 Средняя зарплата работников, руб./мес

3. Показатель может быть первичным или расчетным

Значения первичных показателей пользователь всегда вводит сам.

Расчетные показатели могут рассчитываться через другие показатели и прочие данные программы. Большинство таких показателей содержатся в группе 12.5.

Для конкретного показателя рассчитываться могут план, факт или и то, и то другое. Информация об этом содержится в карточке показателя: есть слово "Авторасчет" и стоят отметки

Некоторым расчетных показателей необходимо задать настройки авторасчета, т.е. ввести статьи доходов или расходов, обороты которых влияют на данный показатель. Статьи должны быть занесены в таблицу "Влияющие показатели". Подсказка есть в поле "Комментарий". Например:

Прочие особенности

1.Авторасчет возможен только для предопределенных показателей. Показатели, созданные вручную, всегда первичные.

2. Созданные вручную показатели всегда относятся к проектам. К предприятию в целом могут относиться только предопределенные показатели.

3. Порядок расчета показателей приводится в статьях "Планирование БДР" и "Отчетность об исполнении БДР"

Браузер не поддерживается